Precisa de escrever um email a um cliente, a um fornecedor ou mesmo a um colaborador, mas não sabe como começar? Não se preocupe.
A dificuldade em encontrar as palavras certas não é só sua. Transmitir uma mensagem por escrito por vezes não é tarefa fácil e pode dar lugar a interpretações incorretas. Foi nesse sentido que reunimos algumas dicas que vão facilitar a sua vida na hora de escrever um email.
1. Coloque-se no lugar do leitor
É preciso compreender o que influencia a interpretação de um e-mail. Antes de enviar a mensagem, lembre-se da personalidade, hierarquia e tipo de relação que tem com o destinatário. Evite as más interpretações antes mesmo de estas acontecerem.
2. Imite o estilo de quem o lê
O seu destinatário escreve de forma formal? Ou envia vários símbolos de sorrisos no corpo do texto? Para o autor, é importante que estude e copie o estilo do recetor, de forma a aproximar-se mais do seu género de escrita. Usar as mesmas palavras ou expressões traz proximidade.
3. Seja objetivo
Para evitar constrangimentos, seja claro e direto. Se quer chamar um colaborador à atenção, faça-o objetivamente.
4. Gralhas podem dar um ar mais humano de si
A teoria é surpreendente e pode até ser um pouco polémica. No entanto pequenos erros de escrita no seu email podem dar um tom mais autêntico à mensagem, particularmente nos casos em que o remetente desempenha cargos de liderança. Cometer pequenos erros ocasionalmente pode até mesmo ajudá-lo a parecer mais acessível.
5. Indique quem é
Mostrar o seu lado pessoal e humano traz familiaridade e confiança ao diálogo. Estudos realizados sobre negociações concretizadas por esta via revelam que conversas que começavam “mais informais” tinham resultados mais positivos.
Porque as segundas trazem dicas de primeira