Papéis, papéis e mais papéis, é assim que pode classificar o seu espaço de trabalho? A maioria até são inúteis, no entanto há outros que dão mais dores de cabeça e que exigem cuidados especiais, que é o caso da documentação confidencial.
Segue-se ainda o chamado arquivo morto, por exemplo ocupado com os papéis fiscais que já excederam os 10 anos de vida de conservação a que algumas empresas estão obrigadas, também é uma fonte de preocupações. Neste caso, pode falar-se de destruição, mas também de armazenamento, pois, quem sabe, poderão vir a ser necessários.
Se já está cansado de ouvir a parte teórica vamos passar à prática, como se pode livrar destes monos.
1. Destruição segura e eficaz de documentos
Várias poderão ser as implicações associadas à destruição de documentos, desde a necessidade de se livrar da papelada, até à intenção de evitar que haja hipótese de espionagem industrial. Esta solução é indicada para a papelada que já não é necessária ou não tem valor.
O ideal será optar por um triturador de papel, desta forma evita que os seus dados sejam expostos.
Para evitar erros, antes da destruição, é prudente proceder a uma última verificação dos documentos para que não surjam falhas irrecuperáveis. Vantagens desta solução:
• Ganhos em termos de espaço
• Deixa de haver necessidade de proceder à manutenção de determinados papéis.
2. Digitalização
Tendo em conta que é uma técnica bastante especializada, principalmente quando falamos de documentos confidenciais ou mesmo de arquivo morto, é uma atividade que pode ser feita em regime de outsourcing.
Pode no entanto optar por uma solução mais versátil, o software. A Ponto 25 é detentora do Publicare um software de gestão documental que permite digitalizar e concentrar todos os documentos numa plataforma.
3. Microfilmagem
Com segurança e durabilidade, as empresas podem recorrer à microfilmagem, um processo fotográfico que vai reduzir a dimensão dos documentos. Desta forma, consegue-se poupar em espaço e ganhar em durabilidade, que se estima poder atingir os 500 anos, e em facilidade de distribuição. O preço é, à partida mais elevado mas não exige manutenção.
Com a microfilmagem:
• Existe independência da evolução tecnológica.
• Preserva-se a integridade e autenticidade do documento.
• Garante-se a sua durabilidade.
4. Informatização
Hoje, muitos documentos confidenciais (caso de faturação e correspondência) podem ser elaborados num computador e, com o recurso a programas específicos de proteção de dados, manterem-se confidencialmente arquivados neste suporte informático.
Esta solução tem diversos pontos a seu favor:
• Permite pesquisas por palavra-chave.
• Possibilita a gestão, no mesmo sistema, das informações dos fornecedores, dos colaboradores e dos clientes, entre outros.
• Possibilita um melhor planeamento de trabalho e projetos, pois o acesso à informação é facilitado.
• Facilita a organização, que não depende apenas da boa memória de alguém.
• Facilita o transporte destas informações de um lado para o outro.
Porque as segundas trazem dicas de primeira