O simples facto de se estar presente num certame não é condição suficiente para vencer no mercado. As feiras devem ser vistas como uma medida de marketing dirigido, numa longa cadeia de ações que devem ser perfeitamente coordenadas antes, durante e depois das feiras. Mas há vários erros a evitar.
Passo 1 - Preparar a participação numa feira
A participação numa feira envolve um amplo trabalho preparatório que deve ser iniciado entre quatro a seis meses antes da data de início da feira e obedece a várias regras. A importância desta preparação, que deve ser pensada ao pormenor, reside no facto de ser a imagem da própria empresa que está em jogo.
Mas antes mesmo de iniciar esta etapa há que:
Escolher o certame no qual se vai participar - é um erro selecionar as feiras apenas porque a concorrência também participa ou porque já é habitual marcar presença num determinado salão. A escolha deve ter em conta a estratégia da empresa, a conjuntura económica e as tendências do mercado. Há que fazer opções que permitam poupar tempo e dinheiro. Estas opções assentam num conjunto de critérios para avaliar o potencial de sucesso decorrente da participação numa determinada feira. A decisão quanto ao tipo de feira na qual participar também é importante. Existem vários tipos de feiras:
• abertas ao público
• para profissionais, nestas não há vendas diretas e são essencialmente destinadas a contactos e encomendas
Solicitar toda a documentação disponível sobre a feira escolhida - desta forma será possível obter informações úteis tais como:
• data de realização
• âmbito
• número de edições já realizadas
• horários
• perfil do expositor
• perfil do visitante
• área ocupada
• número de expositores
• evolução do certame
• expositores de edições anteriores e atuais
• número de visitantes esperados
• meios de divulgação do certame
• data e horários de montagem/ desmontagem
• seguro
• com que antecedência deve ser efetuada a reserva
• lista dos hotéis e infraestruturas envolventes
Iniciar o planeamento propriamente dito seguindo uma estratégia de marketing que terá por base um plano que deve incluir:
• objetivos da feira
• análise pré-feira
• orçamento
• identificação do mercado alvo
• escolha dos produtos a expor
• plano de promoção e publicidade
• coordenação do pessoal
• determinação do staff para a feira
• atribuição das responsabilidades
• elaboração da escala de serviço
• atuação pós-feira
Para levar a cabo a execução deste plano a empresa deve nomear um responsável. É importante que seja só uma pessoa que supervisione e controle o processo de participação no certame de forma a evitar dispersar as tarefas essenciais por várias pessoas. Senão existe o risco de desorientação, sempre lamentável tendo em conta os avultados investimentos efetuados.
Passo 2 - Definir o stand
O stand é a estrutura onde se materializa a participação de uma empresa numa feira e como tal não devem ser poupados esforços na sua elaboração. É a imagem da empresa e tem por objetivo chamar a atenção do público-alvo.
O stand pode ser dividido em chão livre, ou seja os metros quadrados alugados e estrutura física que, por sua vez pode ser construída:
Com elementos fornecidos pela própria organização (paredes, alcatifa, iluminação, etc.), o que se apresenta como uma solução mais barata uma vez que o aluguer do espaço em si não é caro e apenas seria investido dinheiro na decoração.
De raiz pela empresa expositora o que acarretará um custo muito mais elevado, mas em contrapartida a empresa criará um ambiente próprio mais adaptado ao que pretende transmitir, e com maior probabilidade de chamar a atenção para o seu espaço.
Estas duas opções devem ser equacionadas tendo em conta a utilização do stand, se este é adaptável a outros tamanhos e consequentemente a outras feiras e se é de fácil montagem/desmontagem e transporte, sem esquecer o local onde será arrumado enquanto não está a ser utilizado.
A localização do stand dentro da feira não é de grande importância, já que a maioria dos visitantes percorre toda a feira, mas deve:
• Atrair o olhar devendo-se por isso evitar os painéis com excesso de texto
• Informar os profissionais
• Facilitar o convívio
• A definição do stand deve ainda ter em conta
• O público-alvo
• As mensagens e imagem a comunicar
• Os produtos a colocar em destaque.