As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não deve ser descurado. Está provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida.
Passo 1 - Escolher a linguagem correta de uma carta
O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:
• Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo;
• Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o recetor da missiva;
Além disso, é indispensável:
• Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos ou gralhas;
• Usar palavras com força que dêem a ideia de ação;
Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou adjetivos desnecessários que apenas retiram clareza ao texto;
Passo 2 - Estruturar a carta
• Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa:
• Logótipo (optativo)
• Nome completo da empresa
• Breve identificação da atividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )
• Morada
• Contactos (telefone, fax)
• Data: escreve-se exatamente por baixo do cabeçalho
• Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha:
• Nome
• Título ou cargo
• Morada
• Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.
• Saudação: escreve-se sempre à esquerda.
• Corpo da carta
• Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e compõem-se: do nome completo da pessoa que escreve, do seu título ou cargo, da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.
Passo 3 - Escrever a carta
Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.
O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito.
Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.
Passo 5 - Preencher o envelope
O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras:
• Dados do remetente:
o Colocar no canto superior esquerdo do envelope
o Incluir o logotipo
o Incluir a morada
o Incluir o contacto (telefone, fax)
• Dados do destinatário:
• Colocar no canto inferior direito e incluem:
• Incluir nome e função do destinatário
• Incluir nome da empresa
• Incluir morada
Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem dirige a correspondência estão corretos. É muito desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza.
Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope
• Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);
• Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;
• Verifique se a carta está devidamente assinada;
• Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;
• Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;
• Depois dobre o terço superior da carta para baixo;
• Finalmente, basta inserir a carta no envelope.