Enviar emails nos dias de hoje é uma tarefa bastante regular, mas será que sabe enviar um email profissional da forma mais correta? Eis a questão?
Para o ajudar nesta tarefa, por vezes complexa, deixamos algumas dicas:
1º Passo – Escolha o endereço de email
Não complique na escolha do endereço de email. O objetivo é que crie um endereço o mais parecido com o seu nome, passando credibilidade quanto à sua identidade.
• Exemplo a seguir:
ana.marques@gmail.com
joana.fernandes@comunicar365.pt
• Exemplo a não seguir:
superhomem@hotmail.com
fofinha@gmail.com
Até pode ser engraçado mas como já dizia o celebre provérbio “Mais vale cair em graça do que ser engraçado”.
2º Passo – Título curto e preciso
No título pode identificar o nome da empresa, seguindo-se o assunto pelo qual está a fazer o envio.
Aqui o importante é ser específico quanto àquilo que pretende por exemplo, Envio de Orçamento ou Pedido de informação sobre produto XYZ. Se enviou o email é porque pretende que este seja visto por isso seja claro no assunto.
3º Passo – Use uma saudação adequada
Assunto importante que nunca deve ser esquecido, a saudação. Use uma saudação adequada ao destinatário (Exmo. Senhor, Caro, Dr.), se souber o nome do destinatário coloque-o seguido da saudação.
4º Passo – Corpo do email
Escreva uma mensagem com princípio, meio e fim. Faça uma introdução ao assunto, aborde aquilo que o levou a escrever o email e finalize-o de forma adequada.
Quanto ao conteúdo, o corpo do texto deve ser claro e objetivo e a linguagem cuidada, evitando abreviaturas.
Avise no corpo do email sempre que enviar um anexo. Mas depois não se esqueça de anexar o documento, isso é mais frequente do que imagina.
5º Passo – Despeça-se de forma correta
Aqui deverá usar termos como: Atenciosamente, Cordialmente, Grato e os Melhores cumprimentos.
6º Passo – Assine o email
Ao assinar o email deverá faze-lo com o seu primeiro e último nome, pode colocar depois o cargo ocupado na empresa, morada e contactos.
7º Passo – Verifique antes de enviar
Antes de enviar verifique o conteúdo em termos de lógica e ortografia.
8º Passo – Envio
Como usar o Cc, Bcc?
É simples se pretender enviar o email com o conhecimento de outra pessoa deverá introduzir esse email em Cc. Caso pretenda enviar para mais de um destinatário, mas não quer que todos tenham conhecimento, deverá colocar Bcc.
Outra dica, quando o email é de extrema importância e quer ter a certeza que o destinatário o recebeu peça com recibo de leitura.
Porque as segundas trazem dicas de primeira