Quantas reuniões deveriam existir na sua empresa? Com que frequência e duração? Quem deveria participar e qual o papel de cada um? Onde deveriam ser realizadas e que meios deveriam ser empregues?
Estas questões, que nem sempre são claramente debatidas pelos líderes das empresas, são muito importantes por duas razões: porque as reuniões podem ser uma fonte de desperdício (de tempo e dinheiro) ou uma fonte de produtividade, organização e criatividade. Conheça os segredos das reuniões mais produtivas.
Pergunte a qualquer colaborador de qualquer empresa em qualquer setor, qual é a maior perda de tempo do seu trabalho e muito provavelmente ouvirá a resposta: são as reuniões.
Esta ideia é tao vívida na gestão de empresas que muitas reduziram drasticamente o número e a duração de reuniões, optando pela comunicação através de outros meios como o email, as intranets e os telefonemas.
Outras empresas optaram por não realizar reuniões – formalmente – o que conduziu ao desabrochar de várias outras reuniões informais um pouco por toda a organização.
Reduzir ou eliminar reuniões não é uma solução viável. Antes de abordarmos as ideias que o ajudarão a aumentar a produtividade das reuniões da sua empresa, vale a pena apontar as razões porque vale a pena fazer reuniões:
• São uma forma de parar a rotina de trabalho do dia-a-dia e de abordar problemas ou oportunidades específicas;
• Por vezes, a tomada de decisão implica a participação de vários elementos, de diversas especialidades que apenas se encontram presencialmente nas reuniões;
• A participação de elementos mais séniores nas reuniões, confere-lhes estatuto e importância. Quando os líderes estão presentes, todos assumem que o assunto é sério;
• Nas reuniões, todos os participantes, independentemente da sua posição hierárquica – têm uma voz, podendo exprimir a sua opinião sobre o que está a ser debatido;
• Quando os participantes têm que apresentar o seu trabalho em reuniões, tendem a assumir mais responsabilidade pelo que fazem;
• A troca de informação é mais dinâmica nas reuniões. Quando uma reunião é bem conduzida, destroem-se os silos funcionais;
• As tecnologias de informação e comunicação não podem substituir a presença humana: o olhar, a proximidade física e o contacto. Esses elementos são importantes para a criação de uma cultura organizacional.
Antes da reunião
Vejamos então como aumentar a produtividade das reuniões. Antes mesmo da realização da próxima reunião, responda às seguintes questões:
Temos necessidade de reunir? Porquê? Pense se precisa mesmo de uma reunião. Se sim, defina os objetivos da reunião. Lembre-se que deverão ser objetivos SMART.
Quem tem que participar na reunião? Pondere os papéis de cada elemento e qual a contribuição de cada um, evitando a convocar membros sem papéis definidos.
Quem é o líder da reunião? Na maior parte dos casos, será o membro de hierarquia mais elevada, mas pode não ser sempre o caso se o assunto em questão for específico. O líder deverá convocar a reunião, definindo os seus objetivos, participantes e local.
O líder da reunião é o membro mais importante e ele(a) deverá assegurar que os objetivos da reunião são atingidos. Para isso, ele deverá assumir o papel de:
• Planeador. O líder deve redigir a agenda da reunião, com os objetivos claramente mencionados no seu topo, os tópicos a serem debatidos (e a duração de cada um) assim como o resumo das intervenções planeadas de cada membro;
• Difusor de informação. Todos os membros deverão iniciar a reunião munidos da informação que necessitam;
• Catalisador. É ao líder que compete abrir a reunião, reforçando os objetivos da mesma e estimulando a participação ativa (e equilibrada) de todos;
• Ouvinte. O trabalho do líder envolve ouvir mais e falar menos do que normalmente dele se espera;
• Controlador. O líder deve assegurar que os tempos são respeitados e a agenda é seguida.
Uma das razões para que as reuniões não funcionem devidamente é a falta de uma ata. A maior parte das reuniões não dispõem desta poderosa ferramenta de gestão.
A ata não precisa de ser extensa e qualquer membro da reunião se pode encarregar de a elaborar. Deve evitar-se atribuir a responsabilidade de redação da ata à secretária ou assistente administrativa. Tudo o que a ata deve conter é o seguinte:
• O que ficou decidido na reunião;
• Que ações foram delineadas e quem é responsável por elas.
Durante a reunião:
• Antes de ler a agenda da reunião, deve ler-se a ata da reunião anterior. Este é um dos pontos mais importantes da reunião e que raramente é feito. Na leitura da ata, devem estar presentes os responsáveis pela implementação das ações nela delineadas. Essas pessoas deverão dizer o estado de cada uma das ações: não feito, feito e a decorrer;
• Após a leitura da ata da reunião anterior, deve ler-se a agenda da presente reunião. Todos deverão ter uma cópia da mesma e ser capazes de acompanhar a agenda durante o progresso da reunião;
• Concentre-se nos objetivos. Como referimos acima, faz parte do seu papel de líder assegurar que os objetivos são cumpridos. Nas reuniões é frequente a reunião desviar-se dos objetivos, pelo que terá de estar atento;
• Encoraje a discussão de ideias. Por vezes, as pessoas tendem a conformar-se com o grupo para evitar o confronto. No entanto, esta não é a situação desejável se o que pretende é ouvir as ideias e opiniões dos seus membros de equipa. Lembre-se que alguns membros podem concordar com o que é dito numa reunião para desdizer o que foi dito logo a seguir. Estas pessoas boicotam o trabalho de uma reunião criando uma agenda paralela informal. Faça o seu trabalho e abra as mentes destas pessoas na reunião;
• Proíba os emails e smartphones nas reuniões. Destine os intervalos para esse efeito;
• Afete uma porção de tempo no final da reunião para discussão informal. Por vezes a conversa flui melhor quando são colocadas questões abertas em tom informal do tipo: “o que podemos fazer para melhorar este produto?”
• Descubra os introvertidos da sua reunião e convide-os a participar. Muitas pessoas introvertidas têm medo de falar nas reuniões. No entanto, estas pessoas são normalmente bastante inteligentes e podem dar um contributo valioso. Pode pedir que escrevam as suas ideias em post-its, por exemplo;
Após a reunião:
• O plano de ação – que, como vimos, deve ser parte integrante da ata da reunião – é a ferramenta a usar para assegurar que o resultado da reunião está a ser posto em prática. Assegure-se de que as ações estão efetivamente a ser implementadas no terreno;
• Faça o planeamento das reuniões seguintes, com este método e disciplina.
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