No artigo como implementar um programa de certificação – parte 2, iremos dar continuidade ao que já foi referido na parte 1, enumerando os passos que ainda faltam para concluir uma certificação.
7º Passo – Implementação das atividades necessárias
Após as alterações definidas e a aprovação por parte da direção é necessário por em prática. Normalmente esta fase é demorada porque entre outras coisas, é necessário vencer uma certa resistência à mudança. Nesta fase é necessário a intervenção permanente do responsável pela qualidade no sentido de explicar o que se pretende e sobretudo as razões da mudança e como esta vai melhorar o trabalho de cada colaborador.
As ações dependerão essencialmente:
• Do nível de preparação que a empresa já tinha anteriormente à decisão de obter a certificação
• Do ramo de atividade
• Da formação de base da sua mão-de-obra
• Do tamanho da empresa
• Do tipo e volume dos seus contactos com o exterior: clientes (nacionais ou internacionais), fornecedores, sociedade em geral, etc.
• Outros
8º Passo – Auditoria interna
Depois da implementação do sistema de qualidade é importante efetuar uma auditoria interna para perceber como está a funcionar todas as estratégias. Nesta fase é normal encontrar alguns defeitos nos processos e será preciso rever algumas decisões tomadas anteriormente. É importante redesenhar a estratégia, é inútil avançar com a certificação sem executar antes várias auditorias internas bem-sucedidas.
9º Passo – Seleção da empresa certificadora
Existem várias entidades certificadoras em Portugal, neste momento os fatores que deve ter em conta aquando da sua escolha devem ser:
• Preço: existe alguma margem de negociação aqui; além disso o valor vai depender do número de pessoas da empresa e da distribuição geográfica, ou localização, das várias unidades da empresa.
• Acompanhamento durante o processo de candidatura: é aconselhável fazer uma auditoria prévia, efetuada pela entidade certificadora e que não tem valor mas que permite identificar qualquer incumprimento das cláusulas da Norma.
• Disponibilidade
10º Passo – Processo de candidatura
A empresa deverá fornecer à empresa certificadora uma série de documentos, a saber:
• Manual de Qualidade da empresa
• Lista de procedimentos de Garantia da Qualidade
• Um questionário devidamente preenchido
• Fluxograma das fases de fabrico mais importantes, indicando os vários pontos onde são efetuados os controlos
• Listagem dos documentos que os diversos utilizadores/colaboradores da empresa utilizam no controlo de qualidade nos vários pontos dos processos
• Descrição de todo o equipamento de medição e ensaio
• Organograma da empresa, onde são especificados nomeadamente os vários responsáveis pela qualidade e como estes se integram na hierarquia da organização
• Esquemas de acesso a todas as instalações da empresa
11º Passo – Auditoria por parte da entidade certificadora
Trata-se de uma auditoria aprofundada a todos os níveis da empresa. No final dá-se uma das duas situações:
• Aprovação: a empresa respeita todas as cláusulas da Norma NP EN ISO 9001:2000. Neste caso é a própria entidade certificadora que informa o IPQ, o organismo nacional que gere e desenvolve o Sistema Português da Qualidade. A empresa não tem que fazer mais nada a não ser receber o certificado.
• Existem não conformidades: foram detetadas situações que não são compatíveis com a Norma e, assim, a empresa terá que responder, alterando o que for necessário em determinados pontos, considerados menos bons. Posteriormente, depois de alguns meses, existe uma nova auditoria, chamada auditoria de seguimento, que só visará os requisitos que não estavam em ordem.
12º Passo – Evolução e melhoria do sistema da qualidade iniciado
Um processo de certificação resulta na obtenção do certificado, válido por 3 anos mas o processo de qualidade nunca termina. A qualidade é um trabalho permanente e é um erro pensar que a empresa pode descansar no dia em que obtém o certificado.
Gerir a qualidade e efetuar melhorias contínuas é uma obrigação. Até porque uma certificação não é eterna.
Se está a pensar fazer a certificação de qualidade da sua empresa, ficam aqui alguns organismos que o podem ajudar.
• IPQ - Instituto Português da Qualidade;
• APQ - Associação Portuguesa da Qualidade;
• APCER - Associação Portuguesa de Certificação;
• EIC - Empresa Internacional de Certificação;
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