Imagine que está em casa e precisa de pendurar um quadro na parede. Precisa de pregos, mas como não tem por hábito manter uma lista detalhada e atualizada de todos os artigos de bricolage que tem armazenados no seu lar vai até à loja para comprar mais material. Dias mais tarde descobre que afinal até tinha pregos em casa e que não precisava de ter gasto dinheiro. É precisamente isto que acontece numa empresa se os inventários não forem feitos da forma correta e no momento certo.
Sobretudo nesta altura do fim do ano é bastante comum passar por várias lojas e empresas que exibem avisos de “fechado para balanço”, o que por norma significa que nesse momento está a ser feito o inventário. O mesmo deve ser concluído até ao último dia do exercício (31 de dezembro, por norma) e, no ano seguinte seguinte comunicado eletronicamente à Autoridade Tributária.
Conheça as respostas a algumas das questões mais comuns sobre inventários.
1. O que é um inventário?
Na prática, o inventário mede o fluxo de bens nas empresas e consiste na identificação de todos os elementos patrimoniais existentes, assim como o seu valor. O objetivo é saber o que existe na empresa e onde está armazenado, controlando assim eventuais extravios e garantindo a sua disponibilização em caso de necessidade imediata. Neste caso, o inventário transforma-se numa ferramenta indispensável para controlar as perdas e os custos, mas também para otimizar os processos de acondicionamento, manuseamento, armazenamento dos produtos, garantindo o mínimo de desperdício possível.
2. Como fazer um inventário?
Quando se elabora um inventário é necessário:
• Identificar quais os elementos patrimoniais existentes;
• Estabelecer qual o seu valor;
• Classificar os elementos patrimoniais e identificar onde se enquadram (ativo tangível, mercadoria; entre outras categorias);
• Dependendo da dimensão da empresa, a contagem física dos bens do inventário pode ser registada manualmente ou com recurso a registos informáticos;
• A cada empresa cabe também a responsabilidade de escolher a forma de inventário que mais se adequa às suas necessidades, a periodicidade do mesmo, ou as tecnologias de suporte (folha de cálculo, tipo Excel ou programa de software de gestão, entre outros).
3. Quais as consequências de não fazer um inventário?
A falta de controlo de um inventário significa que a empresa não tem capacidade para saber se tem de comprar ou encomendar mais produtos aos seus fornecedores.
4. O que muda em 2015 na comunicação do inventário?
O Orçamento de Estado para 2015 adicionou uma alteração ao Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto, que obriga à comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira através de um ficheiro informático. Desta forma, as empresas com uma faturação anual acima dos 100 mil euros, contabilidade organizada e que estejam obrigadas à elaboração de inventário, devem comunicar à Autoridade Tributária, por transmissão eletrónica de dados, o inventário relativo ao último dia do exercício. Caso esta obrigação anual não seja cumprida, trata-se de uma contra ordenação grave, punível com coima entre 200 e 10.000 euros.
5. Qual é o prazo para fazer a comunicação eletrónica?
Os sujeitos abrangidos por esta obrigação deverão efetuar a comunicação de inventários referentes a 2014 à Autoridade Tributária até 31 de janeiro do ano seguinte. Para as empresas que adotem um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deve ser efetuada até ao final do primeiro mês seguinte ao termo desse período.
6. Como se comunica?
A comunicação dos inventários deverá ser feita por transmissão eletrónica de dados, através da submissão no portal da Autoridade Tributária de um ficheiro que pode ser apresentado em dois formatos: xml ou csv.
7. Existem exceções à obrigação de comunicação dos inventários?
Estão dispensadas de efetuar a comunicação dos inventários as empresas com um volume de negócios do exercício anterior ao da comunicação que não exceda os 100 000 euros. Quanto às empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário devem declarar no portal e-fatura que não têm existências e não precisam de enviar qualquer tipo de ficheiro. No que diz respeito a artigos fora de ‘stock’, ou seja os artigos que na data do inventário não existam em ‘stock’ (por exemplo, esgotados) não devem constar dos ficheiros que são comunicados à Autoridade Tributária.
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